「現場の自分」に判断させないこと

仕事は、観察すると、「やり方を考えること」と「作業をすること」という2つのステップに分かれます。

言い換えると、一人の人が何かの仕事をやり遂げるときには、「やり方を考える担当の自分」と「作業をする担当の自分」がいる、ということです。

このとき、両者をなるべく隔離することが大切です。

言い換えると、「作業しながら考える」という状態があったら、その状態をなるべく解消しにかかることです。

ちょうど、今日はそんな事例があったので、紹介します。

今日は、エクセル公開コンサルティングの日でした。

事例になっていただいたクライアントは、税理士事務所にお勤めの方。

彼の仕事は、こんなものでした。

[2] のステップでは、それぞれ、別の表ができあがっていました。

この事例で言えば、[3]のステップが、「作業しながら考える」という状態になっています。

「何行目に集計行を入れようか..」と、作業の途中で考えていますよね。

この問題の解決策は、

「集計表は、事前に別のシートで作っておく」

というものでした。

こうすることで、集計表を何行目に置くかを都度考える必要もなくなります。

「作業しながら考える」状態から、「作業をする担当の自分」がすることは、「あらかじめ作っておいた集計表を取り込むだけ」という、単純な作業に変わりました。

また、こうすることで、肝心の集計表を見つけるのも簡単になるという派生効果もでてきました。

この部分の改善が決まると、あとは楽でした。

もともと彼がやっていた仕事では

[2]～[3]の段階で、エクセルの集計機能等を使ってかなりゴチャゴチャした仕事をしていたのですが。

「集計表は、事前に別のシートで作っておく」と決めると、あとは、集計表の元になるデータに対してIF関数で条件設定をし、事前に作っておいた集計表上でSUMIF関数を作るだけで解決しました。

くり返しますが、肝心なことは、「やり方を考える担当の自分」と「作業をする担当の自分」をなるべく隔離すること。
言い換えると、「作業しながら考える」という状態があったら、その状態をなるべく解消しにかかることです。