仕事を仕組み化するときにさいしょにするべきことは、その仕事の「結合度を下げる」ことです。
逆に「結合度が高い」というと、本来、仕事の中でひとつひとつ個別の要素であるはずのものが、ひとまとまりになっていることを言います。
例えば、以下のような状態は、結合度が高い例です。
「○○は、△△さんしかできない」
→担当者と作業が一体化している。
「○○のことは、△△さんに聞かないと分からない」
→担当者と記憶媒体が一体化している。
「○○のことは、△△さんの承認を得ないと進められない」
→管理プロセスと管理者が一体化している。
「○○と△△は、一気にやってしまうよりない」
→時間が一体化している。
「○○は、△△をしながらでないと進められない」
→複数の作業が一体化している。
「○○は、△△について修得した人でないとできない」
→スキルレベルと作業が一体化している。
このようになっているところを見つけ、いつでも誰でもその仕事をできるようにすると、個々の担当者の負担も減り、業務がスムーズに進むようになります。
