「Excelマクロ達人養成塾」のセミナーで、通常お願いしているアシスタントの都合がつかなかったときに、友人のプログラマーにお願いしたことがある。
その際、いつもお願いしているアシスタントに、まず彼が普段達人養成塾のセミナーで気をつけていることを書き出してもらった。
そして、今日は、その資料をベースに、昼過ぎからひたすら手順書を作成していた。
通常の準備を進めながら、気がついたことをMindManagerに追記していくことを続け、延々5時間。
最終的に出来上がったのが、以下のMindmapである。
小さくて見えないのは申し訳ない。
上のノードは、前日から会場設営、開始、昼休み前、昼休み後といった感じで時系列にやるべきこと、注意点などを書き出していったもの、下の2つのノードはそれぞれ、塾長の講義中に随時していただきたいこと、その他全般的な注意点である。
いきなり見た方はものすごい量なのでびっくりされるかもしれないが、実は、このくらいしておいて事前に渡しておくと、あとから講義中に意思疎通に失敗するリスクが減り、結果としてかなり効率的にセミナーを運営できるようになる。
アシスタントの想定外のことが生じて塾長に質問が飛んでくると、塾長は、その都度頭を使って回答しなくてはならない。結果、それだけ受講生に注げるエネルギーが落ちてしまう。
手順書は、なるべくそういうことなく、塾長が受講生の成長に少しでも集中できるよう、講義前の最大限の準備の一環として作っているものだ。
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ちなみに、セミナー前の持っていくものチェックにも、Mindmapを使っている。
下の図のような感じだ。
Mindmanagerにはアイコンを追加する機能があるので、以下の要領で、荷物をチェックする都度項目にマークをどんどんつけていくようにしている。
そうして、それとは別途、「やり残し」というノードを作り、それの子ノードとして以下のものを追加していく。
あとは、適切なタイミングで、これをつぶしていけばよい。
ということで、チェックリスト全体では、こんな感じになる。
セミナーの都度もっていく道具はかなりの点数になるのだが、ここまでやっておくと、、致命的な忘れ物はしようがない。
このブログを読まれているあなたにも、手順化、チェックリスト化の必要な仕事が手元にあったら、ぜひ一度脳みその外に書き出されることをお勧めする。
チェックリストを作るときには、量が多くなることを恐れてはいけない。
むしろ恐れるべきことは、チェックリストから漏れているために起こる小さなミスや、簡単な勘違いのほうである。
ちなみに、塾長がチェックリストを更新するときの目安は、以下の3つである。
このブログを読むあなたの参考になれば幸いである。
