達人養成塾 小川です。
途中に大阪セミナー、山陰スピリチュアルツアーに行っていた関係で溜まっていた事務作業が、なんとなく今日のお昼で終わった感じです。
いや、終わってはいないのですが。
とりあえず、これまでは、郵便物、仕事で発生する書類をとりあえず放り込んでおく用のエトセトラボックスがいっぱいになっていて、見るのもイヤな状態でしたが..。
分類・整理されて、どういう仕事が残っているのかがやっと見えてきました。
ところで、今日は、さいきん来た受講生の声を紹介。
3連休のお休み中にすみません。○○です。
先日こんな事がありました。
1件当たりの作業工数が15分程度のわずらわしい手入力で行う登録作業があるのですが、2日間で200件の登録をして欲しい。という依頼が来ました。
おそらく私の前任者であれば、「無理です」と2つ返事で断りを入れていたところでしょうが、私はこの話が来たとき、VBAでやれるかも。と感じました。
各項目がcsvのカラムに当てはめていくところがだいぶ複雑でしたが、なんとかその日のうちに、この日は帰るのが遅くなりましたが、csvへ変換するマクロを完成させて、帰りました。
登録データの実体は、エクセルのシートに横長に設定項目が書かれ、縦に200件あるエクセル表のものでした。
システムへの反映は、わずらわしい手入力で行うと、URLのコピペ、数値の手入力3箇所、ドロップダウンリストでの項目選択が平均8箇所などの作業があり、これを200件を行うというものでした。
その確認作業も紙に印刷して全項目再確認しなければなりませんでした。
このシステムは既定のCSVファイルを取り込むことが出来、これをすると、軽く目視確認して、登録ボタンを機械的に押すだけで登録作業が完了するので、上記のわずらわしい手作業が全てゼロになり、非常に効率化が図れます。
昨日ですが、じゃあ始めようというときに、csvを作成して始めたところ、二人で1時間半ほどで100件終わらせてしまいました。
1件当たり平均2分程度まで作業工数が減少でき、今日も登録を行いましたが、二日連続で定時で帰りました。
以前小川さんのお話の中で、プログラミングの効果が絶大なので、データ量が多ければ多いほど、喜んでしまうという話が記憶に残っているのですがこのときの私も同じ状況で、もう一人の作業者は「いや、無理だって。」って言うのを横目に勝手にテンションが上がって、わくわくしていたのを今でも忘れません。
ここ数日仕事が大変片付いて助かっています。今日も上記のように作業が片付いてしまって、暇になったので、以前作成したOutlookのメールを出力するマクロを汎用性の高いものにしました。
任意のフォルダ内のメールをある期間csv形式で取り出します。
金の卵を産む鶏の話に沿って、メールコレクションで取得した後、降順ソートをかけて、範囲を超えたらループアウトする流れにしたので、私の中で最速で、なおかつ、とっても汎用性の高いマクロに仕上がったと思います。いかがでしょうか？
[中略]
以上です。小川さんのノウハウのおかげで本当にすごい事になっています。
ありがとうございます。
世の中には、「仕事の量が増えたとき」に、「泣いて喜ぶ人」と、「泣いて悲しむ人」とがいます。
その差はどこで生じているかというと、
「自分の手でくり返し作業をしている」のか「やり方だけ考えて、あとは誰かにやってもらっている」のかの違いです。
エクセルマクロを使えない人と使える人との違いは、こういうところに出ます。
「300行のデータを処理する単純作業」が、内容は同じまま、データの量が「3000行」になると、何の武器もない人は、悲しくて泣きたくなります。
ところが、マクロを書ける人にとっては、「自分の作ったマクロが、これまでの10倍の価値を発揮してくれるようになる！」と、狂喜乱舞したくなるようなうれしい話になります。
仕事が増えて「泣いて喜ぶ」か「泣いて悲しむ」かということですね。
その差は、仕事を依頼されたときのあなたの反応に現れます。
「仕事を投げられるのをいやがっている」という印象を持たれるか。
「仕事がたくさんあればあるほどうれしいです！もっともっとやらせてください！」という感じの人と思われるか。
その差は大きいです。
そして、実際にそれだけの仕事を遂行する能力があるか。
あと、彼からのメールで、見どころは、「今日も上記のように作業が片付いてしまって、暇になったので」という一節でしょうか。
もう一人の作業者は「いや、無理だって。」って言うような仕事を、定時に終わらせ。
そればかりでなく、余った時間を使って、さらに仕事を効率化させるための投資の時間も持てるのですから、すごく大きなことですよね。
「効率化によってできた時間を自己投資に費して、さらに効率化のスキルをあげる」というのは、とてもすぐれた戦略です。
彼がメールで送ってくれた「Outlookのメールを処理するマクロ」については、追って紹介したいと思います。
いやもう、僕もびっくりするくらいのものを書いています.. (^^;
今日は、夕方から軽く運動して来ようと思っています。
代々木公園でジョギングというのが最有力なのですが..。でも、暑そうだったら、フィットネスクラブのマシンで走るかもしれません (^^;
